連絡網アプリの導入で、効率的かつ確実に連絡が届けられる

近年、自治体と地域の住民や学校と生徒・保護者をつなぐ連絡網の代替としてアプリを導入するケースが急増しています。新潟市のフラー株式会社が開発した「AppApe（アップ・エイプ）」というアプリ分析ツールが導き出したデータによると、2022年6月と2019年6月それぞれを比較したところ、連絡網アプリの利用者は3年間で2.3倍にも増えました。

このデータが示すように、学校や保育園といった教育・保育施設のデジタルトランスフォーメーション化（DX化）が急速に進んでいることが分かります。
自治体や教育・保育施設のDX化が進むきっかけとなった要因として、政府が推進してきた「働き方改革」と、2020年から続く新型コロナウイルスの影響が挙げられます。

それに加えコスト面のハードルの低さも挙げられます。連絡網アプリは、ソフトをクラウド経由で利用できる「SaaS（サース）型」のため、初期費用を最低月額数万円程度に抑えることも可能です。

連絡網アプリの一番のメリットは、連絡が効率的かつ確実に行き渡ることと言えます。連絡は一斉に配信されるので、伝達には時間がかかりません。
アプリには、イベントの日程調整や保護者等の意見を収集するアンケート機能なども用意されていて、単に連絡事項を伝達するだけではなく、グループ内での情報をまとめられる便利な機能も備わっています。

また、連絡が紙媒体からDX化されることにより、連絡漏れを防ぐことができるのはもちろん、紙資源の節約にもつながります。

2003年に「個人情報保護法」が施行されて以来、個人情報の取り扱いが困難になりました。電話連絡網を使用し続けている学校でも、現在では個人情報の保護のため、自分の連絡網の前後にあたる連絡先など、最小限の情報しか記載されていないケースがあります。そのような配慮をされていても、「どこかで電話番号が他人に知られてしまうのではないか」と不安を感じる保護者が増えました。

メールアドレスに関しても同様で、PTAの連絡などでメール配信が使用されることがありますが、これに抵抗感を示す方も少なくありません。

連絡網アプリを使用すれば、電話番号もメールアドレスも他人に知られる心配がないので、安心して連絡を取り合うことができます。

文部科学省が教育機関に対してデジタル化を進めており、紙媒体での連絡が減っていることも理由の一つです。文科省は2004年から学校との連絡手段として電子メールを活用することを推奨してきました。

2020年には、全国の教育委員会に対して連絡手段のデジタル化の推進を通達しています。連絡網アプリを使用すれば、一度に全員に連絡事項を伝えられ、送信履歴も残るので連絡漏れも激減し、安心して効率的に連絡を取り合うことができます。

電話連絡網は保護者にとって不便なシステムだったことも理由として挙げられます。現在では共働き世帯が多いため、電話連絡を受けても不在で対応できないケースが増えました。また、電話連絡をする側にとっても、なかなか連絡がとれなくて何度も電話を掛け直す必要があるなど、手間がかかっていたことも事実です。

さらに、口頭での伝達は解釈の違いを生むリスクもあり、連絡内容の伝達が不確実な面もありました。それゆえ、以前から重要なことは口頭よりも文書で伝達する傾向があり、一般的に行われていたのが「プリントの受け渡し」による連絡です。

しかし、電話連絡網に代わってメールでの連絡を導入する学校が増えたため、プリントの受け渡しも減ってきました。メールも電話連絡やプリントに比べれば便利な点が多いのですが、よりメリットが多いのが連絡網アプリの利用です。

連絡網アプリを使用すれば、連絡事項を文書として伝達できるほか、緊急の連絡でも電話より確実に伝達できるでしょう。

「Ap-Portal」とは、役所・地域・教育機関・各種団体など特定のグループ内で連絡網の代替手段として利用できるアプリです。グループ内のさらに特定の利用者のみに対して連絡を送信できるような機能や、プッシュ通知のような簡易的な伝達機能も備わっています。

また、Ap-Portalは1つのコミュニティ内で、メールでは手間がかかる日程調整やアンケートも行えるので、グループ内での意思疎通も簡単です。日程やアンケート結果をデータとして保存し、PCの管理画面で確認できるほか、Excelに反映させてデータ管理することもできます。

Ap-Portalを介した連絡事項はAIによって自動で翻訳されるので、日本語に不慣れな海外出身者の方にも便利です。セキュリティ対策も万全で、グループごとにパスワードを設定すれば閲覧を制限できるほか、個人情報を登録する必要もありません。

Ap-Portalは日常的な連絡手段として便利なのはもちろん、災害が発生したときのような非常時にも真価を発揮します。悪天候時や災害時など学校が休校になる場合に、緊急連絡が漏れることなく全員に確実に伝わり、常に新しい情報を定期的に配信することもできるので、生徒や保護者の安全を確保することができます。

共働きで家を空けることが多い保護者にとっても確実に連絡を受けることができます。

Ap-Portalは、先述のような教育機関の連絡網アプリとしてだけではなく、消防団・地域住民・住民に対する情報共有やアンケート調査といったシーンでも活用できます。

代表的な活用例が、熊本県あさぎり町の「あさぎりナビ」です。同町では住民の日常生活にとって欠かせない情報やイベント情報などを、アプリを介して住民に連絡しています。特にデジタルツールが苦手な住民でも、ホームページなどを閲覧して自分で情報を調べなくても、スマホに自動的に情報が伝達されるため大変好評です。

「あさぎりナビ」では、職員・消防団・自主防災組織・学校・保育施設・ボランティア・応援者など、主体ごとに登録できる連絡網機能も用意されています。今やあさぎり町に関わる人々をつなぐ重要なコミュニケーションツールとなっており、自治体のDX化の成功例として高く評価されているのです。